Steigende Lizenzkosten, Plattformabhängigkeiten, regulatorische Unsicherheiten und die Konzentration digitaler Infrastruktur auf wenige große Anbieter führen dazu, dass viele Unternehmen ihre eigene digitale Handlungsfähigkeit neu bewerten.
Für viele mittelständische Unternehmen führt die Debatte um digitale Souveränität jedoch schnell in die falsche Richtung. Häufig entsteht der durch mediale Berichterstattung der Eindruck, es benötigt volle digitale Souveränität und komplette Unabhängigkeit von Plattformen oder Anbietern. Für die meisten KMU ist das allerdings weder wirtschaftlich sinnvoll noch realistisch erreichbar, die Zielsetzung wirkt somit lähmend.
Vollständige digitale Souveränität würde bedeuten, möglichst viele technologische Abhängigkeiten zu vermeiden und maximale Kontrolle über Infrastruktur, Software und Daten zu behalten. In der Praxis arbeiten mittelständische Unternehmen jedoch fast immer mit gewachsenen Mischlandschaften aus Cloud-Diensten, Standardsoftware, branchenspezifischen Anwendungen und individuellen Prozessen.
Die Probleme der meisten Unternehmen entstehen allerdings nicht nicht, weil sie „die falsche Software“ einsetzen. Kritisch wird es dort, wo Strukturen über Jahre hinweg unübersichtlich werden. Prozesse wachsen schleichend, Teams entwickeln eigene Workarounds und Wissen konzentriert sich in einzelnen Mitarbeiter*innen. Wenn ein Aspekt ausfällt, kommt das Kerngeschäft plötzlich ins Stocken.
Die entscheidende Frage lautet deshalb:
„Wie bleiben wir langfristig handlungsfähig?“
Deshalb ist digitale Resilienz häufig das sinnvollere Ziel. Gemeint ist damit nicht maximale Eigenständigkeit, sondern die Fähigkeit, stetig handlungsfähig zu bleiben. Diese Resilienz entsteht nicht allein durch Technologie. Sie entwickelt sich entlang mehrerer Ebenen:
Die rechtliche Ebene betrifft Fragen der Verantwortung und Nachvollziehbarkeit. Unternehmen müssen wissen, wo sensible Daten liegen, wer zugreifen kann und welche regulatorischen Anforderungen gelten. Gerade bei gewachsenen IT-Landschaften fehlt diese Transparenz häufig, weil Prozesse über Jahre unkontrolliert entstanden sind.
Die technische Ebene beschreibt, wie gut Systeme langfristig veränderbar bleiben. Dabei geht es um Schnittstellen, Integrationsfähigkeit, dokumentierte Prozesse und Kontrolle darüber, welche Features die genutzte Software aufweist.
Die operative Ebene wird in vielen Diskussionen unterschätzt. Sie betrifft die organisatorische Realität hinter der Technologie: Wie gut ist Wissen verteilt? Wie stark hängen Prozesse von einzelnen Personen ab? Wie schnell kann sich eine Organisation auf neue Anforderungen einstellen?
Die datenbezogene Ebene entscheidet darüber, ob Informationen innerhalb des Unternehmens konsistent, nachvollziehbar und langfristig nutzbar bleiben. Backups, Architektur von Cloud-Lösungen und Datenformate sind hierbei entscheidend.
Die meisten mittelständischen Unternehmen arbeiten heute mit historisch gewachsenen digitalen Strukturen. Microsoft 365, SAAS-ERP-Systeme, CRM-Lösungen, Cloud-Speicher und individuelle Sondertools existieren oft parallel nebeneinander. Operativ funktioniert das häufig erstaunlich gut – zumindest so lange, bis Veränderungen schlagartig notwendig werden. Und das kann ganz unterschiedliche Ursachen haben: Ein Softwareanbieter wird übernommen und Lizenzmodelle ändern sich kurzfristig. Preise steigen deutlich schneller als erwartet. Funktionen werden eingestellt oder stärker an bestimmte Plattformen gebunden. Sicherheitsanforderungen verändern sich. Oder geopolitische Entwicklungen führen plötzlich dazu, dass Unternehmen ihre bisherigen Abhängigkeiten neu bewerten müssen.
Komplizierte und extern Abhängige IT-Landschaften entsteht meist Schritt für Schritt:
… weil schnell eine Lösung gebraucht wird
… weil Projekte unter Zeitdruck stehen
… weil einzelne Teams pragmatisch arbeiten müssen
Das wirkt im Alltag oft harmlos und viele dieser Lösungen entstehen aus – zunächst – guten Gründen. Mitarbeiter*innen versuchen schlicht, ihre Arbeit effizient zu erledigen und operative Probleme schnell zu lösen. Problematisch wird es erst dann, wenn daraus geschäftskritische Abhängigkeiten entstehen.
Ein typisches Beispiel sind Vertriebs- oder Projektdaten, die über Jahre hinweg in Excel-Dateien auf OneDrive wachsen. Anfangs ist das ein pragmatischer Workflow. Mit der Zeit entwickeln sich jedoch Makros, manuelle Synchronisationen und individuelle Logiken. Wissen konzentriert sich auf einzelne Mitarbeitende, Schnittstellen werden nicht dokumentiert und Datenbestände driften auseinander. Resultat ist, dass selbst geringfügige Veränderungen oder Einschränkungen auf Anbieterseite das Tagesgeschäft gefährden.
Das Problem ist dabei nicht Excel oder OneDrive selbst. Kritisch wird es, wenn operative Kernprozesse außerhalb nachvollziehbarer Strukturen wachsen und niemand das genaue Verständnis hat, wie abhängig das Unternehmen davon inzwischen geworden ist. Digitale Risiken entstehen deshalb nicht durch einzelne Fehlentscheidungen, sondern durch viele pragmatische Entscheidungen ohne gemeinsame Orientierung.
Ein häufiger Fehler in der Diskussion um digitale Souveränität besteht darin, alle Abhängigkeiten gleich zu bewerten. Das kann schnell lähmend wirken. Für KMU ist jedoch eine andere Perspektive deutlich hilfreicher: Risiken müssen priorisiert werden.
Dabei helfen zwei einfache Fragen:
• Wie kritisch ist das System für den Geschäftsbetrieb?
• Wie realistisch ist ein Wechsel?
Diese Betrachtung erlaubt eine weitaus realistischere Betrachtung für KMU. Nicht jede Plattformabhängigkeit ist automatisch problematisch. Entscheidend ist vielmehr, wie groß der Schaden im Ernstfall wäre und wie viel Handlungsspielraum langfristig erhalten bleibt.
Ein Präsentationstool oder ein kleines Kollaborationstool erzeugt beispielsweise deutlich geringere Risiken als ein proprietäres ERP-System oder eine unkontrollierte Excel-Landschaft rund um Kunden-, Projekt- oder Produktionsdaten.
Gerade diese Differenzierung fehlt in vielen Diskussionen. Nicht jede Software muss sofort ersetzt werden. Nicht jede Plattformabhängigkeit ist automatisch gefährlich. Kritisch wird es vor allem dort, wo hohe Abhängigkeiten mit geringer Veränderbarkeit zusammenkommen.
Deshalb ist für viele Mittelständler eine pragmatische Priorisierung sinnvoller als radikale Transformationsprogramme:
Diese Systeme sollten priorisiert werden. Wenn kritische Abhängigkeiten relativ einfach reduziert werden können, entsteht hier oft der größte kurzfristige Hebel für mehr Resilienz.
Risiken sichtbar machen, Wissen dokumentieren, Backups und Schnittstellen absichern und langfristige Migrations- oder Exit-Strategien vorbereiten.
Gering kritische und leicht austauschbare Lösungen sollten nicht unnötig Ressourcen binden, solange wichtigere strukturelle Themen ungelöst bleiben.
Weniger akuter Handlungsdruck. Transparenz, Standardisierung und schrittweise Vereinfachung als Ziel, um unnötige Komplexität langfristig zu reduzieren.
Gerade mittelständische Unternehmen arbeiten oft unter hoher operativer Last. IT-Abteilungen sind klein – wenn sie überhaupt existieren. Prozesse historisch gewachsen und personelle Redundanzen begrenzt. Gleichzeitig steigen regulatorische Anforderungen, Integrationsaufwände und technologische Komplexität.
Deshalb scheitern große, einmalige Transformationsprogramme häufig nicht an der Technologie, sondern an organisatorischer Überforderung. Besonders relevant ist dabei die Rolle sogenannter Schattenprozesse. Diese entstehen häufig nicht aus Widerstand gegen Digitalisierung, sondern weil Mitarbeitende operative Probleme pragmatisch lösen müssen.
Wenn Prozesse zu langsam, zu unflexibel oder zu kompliziert werden, entstehen fast automatisch neue Excel-Listen, manuelle Datenkopien, parallele Kommunikationswege usw..
Nachhaltigere Transformationen entstehen anders: iterativ, modular und partizipatorisch. Kleine, stabile Verbesserungen sind für viele KMU langfristig erfolgreicher als große Einmaltransformationen. Resilienz entsteht selten durch radikale Umbrüche, sondern durch viele kleine Entscheidungen, die langfristige Handlungsfähigkeit erhalten.
Langfristig resiliente Systemlandschaften folgen meist ähnlichen Prinzipien. Sie zeichnen sich durch nachvollziehbare Datenflüsse, dokumentierte Prozesse, kontrollierbare Datenhaltung und geringe Einzelabhängigkeiten aus. Gleichzeitig bleibt Veränderbarkeit erhalten, weil Systeme modular erweitert werden können und Daten in offenen Formaten vorliegen.
Genau deshalb gewinnen offene Plattformansätze und Open-Source-Technologien zunehmend an Bedeutung, da sie Anpassbarkeit erhöhen und Lock-in-Risiken reduzieren können. Wichtig ist allerdings auch hier eine differenzierte Betrachtung. Open Source reduziert nicht automatisch Komplexität. Offene Plattformen benötigen ebenfalls Governance, Dokumentation und organisatorische Reife.
Die meisten mittelständischen Unternehmen müssen nicht vollständig digital unabhängig werden. Aber sie sollten vermeiden, digital handlungsunfähig und von Dritten abhängig zu werden. Der entscheidende Schritt besteht deshalb nicht darin, alles neu zu bauen. Wichtiger ist es:
• kritische Abhängigkeiten sichtbar zu machen
• Risiken sinnvoll zu priorisieren
• organisatorische Belastbarkeit zu erhöhen
• Veränderbarkeit langfristig mitzudenken
Digitale Resilienz ist deshalb weniger ein einmal erreichter Endzustand als eine strategische Orientierung, mit der Unternehmen langfristig entscheidungsfähig bleiben. Genau damit Stelle beschäftigen wir uns bei Nuclos mit unserem Open-Source, Low-Code Ansatz seit vielen Jahren: wie können individuelle Prozesslandschaften flexibel digitalisiert werden, ohne langfristige Anpassungsfähigkeit und Kontrolle zu verlieren. Wenn Sie sich mit der Frage beschäftigen, wie sich gewachsene Prozesslandschaften langfristig flexibler, transparenter und resilienter gestalten lassen, vereinbaren Sie jetzt ein persönliches Beratungsgespräch mit uns!
Unternehmen stehen stets vor der Herausforderung, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Angebote müssen schneller erstellt werden, Rechnungen umgehend geprüft und interne Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert werden, um konkurrenzfähig zu bleiben.
Mittelständische Unternehmen benötigen ERP-Systeme, die mit ihrem Wachstum Schritt halten. Nuclos passt sich Ihren individuellen Prozessen an und unterstützt Sie flexibel, effizient und zukunftssicher.
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