Viele dieser Abläufe folgen klaren Regeln, werden in der Praxis jedoch noch manuell koordiniert. Genau hier setzt Workflow-Management an. Es beschreibt die strukturierte Steuerung von Aufgaben und Entscheidungen innerhalb eines Geschäftsprozesses. Ziel ist es, Abläufe transparent zu machen und wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren.
Besonders wirkungsvoll wird dieser Ansatz, wenn Workflows direkt im ERP-System umgesetzt werden. Denn dort befinden sich bereits alle relevanten, Workflows können somit direkt auf operative Daten zugreifen und Prozesse automatisiert steuern.
Workflow-Management beschreibt die operative Steuerung einzelner Arbeitsschritte innerhalb eines Prozesses. Aufgaben werden automatisch erstellt, Verantwortlichkeiten zugewiesen und Bearbeitungsstände dokumentiert.
Ein sehr typischer Workflow könnte so aussehen: Angebot wird erstellt → anschließend durch den Vertrieb freigegeben → danach automatisch an den Kunden versendet.
Statt E-Mails oder manuelle Abstimmungen zu koordinieren, steuert das System den Ablauf selbst. Verantwortliche Personen erhalten automatisch ihre Aufgaben und Fristen. Der aktuelle Status des Prozesses bleibt jederzeit transparent.
Für Unternehmen bedeutet das vor allem drei Dinge:
• weniger manuelle Abstimmung
• klar definierte Verantwortlichkeiten
• nachvollziehbare Prozesse
Workflow-Management sorgt damit für Struktur in operativen Abläufen.
Workflow-Management wird häufig mit Business Process Management (BPM) verwechselt. Beide Ansätze beschäftigen sich mit Geschäftsprozessen, verfolgen jedoch unterschiedliche Ziele.
Workflow-Management konzentriert sich auf die operative Durchführung von einzelnen Prozessen. Es steuert Aufgaben, Entscheidungen und Abläufe im täglichen Betriebsalltag.
Business Process Management hingegen betrachtet Prozesse aus einer strategischen Perspektive. BPM beschäftigt sich mit der Analyse, Modellierung und kontinuierlichen Optimierung von Geschäftsprozessen im gesamten Unternehmen.
Workflow-Management beantwortet die Frage: Wie wird ein Prozess konkret ausgeführt?
BPM beantwortet die Frage: Wie sollte ein Prozess idealerweise gestaltet sein?
In der Praxis ergänzen sich beide Ansätze. BPM hilft dabei, Prozesse zu analysieren und zu verbessern. Workflow-Management setzt diese Prozesse anschließend im operativen System um.
Bevor ein Workflow automatisiert werden kann, muss der zugrunde liegende Prozess zunächst strukturiert beschrieben werden. Dieser Schritt wird als Prozessmodellierung bezeichnet. Dabei werden Abläufe visuell dargestellt, beispielsweise als Diagramm mit einzelnen Prozessschritten, Entscheidungsregeln und Verantwortlichkeiten. Solche Darstellungen helfen Unternehmen, ihre internen Abläufe überhaupt erst vollständig zu verstehen.
Typische Elemente eines Prozessmodells sind:
• einzelne Arbeitsschritte
• Entscheidungslogiken
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben
Eine visuelle Prozessmodellierung erleichtert nicht nur die Analyse bestehender Abläufe. Sie bildet auch die Grundlage für die spätere Automatisierung im System.
Der größte Nutzen von Workflow-Management entsteht, wenn Prozesse direkt im ERP-System umgesetzt werden. In vielen Unternehmen werden Workflows heute noch über separate Tools oder manuelle Kommunikation geregelt. Diese Systeme sind jedoch häufig nicht direkt mit den zentralen Geschäftsdaten verbunden.
Das führt häufig zu Medienbrüchen: Informationen müssen mehrfach übertragen werden, Bearbeitungsstände sind unklar und Entscheidungen verzögern sich. Im ERP hingegen greifen Workflows unmittelbar auf bestehende Geschäftsdaten zu. Dadurch entstehen automatisierte Abläufe entlang Ihrer Geschäftsprozesse.
Nuclos hingegen kann automatisch Aufgaben erstellen, Fristen überwachen oder Folgeprozesse starten, direkt verbunden mit den zentralen Datensätzen. Gleichzeitig bleibt jederzeit sichtbar, in welchem Schritt sich ein Prozess befindet. Für Entscheider*innen entsteht dadurch eine deutlich höhere Transparenz über operative Abläufe.
→ Workflowmanagement mit Nuclos
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass Workflow-Automatisierung ein komplexes Transformationsprojekt darstellt. In der Praxis lassen sich jedoch bereits mit wenigen klar definierten Prozessen erste Erfolge erzielen. Besonders geeignet sind Prozesse, die regelmäßig auftreten, mehrere Beteiligte haben sowie über klare Freigabe- oder Entscheidungswege ablaufen. Typische Einstiegsszenarien sind beispielsweise Angebotsfreigaben oder Rechnungsprüfungen. Diese Prozesse sind klar strukturiert und lassen sich relativ schnell automatisieren. Sobald erste Workflows etabliert sind, lernen Unternehmen ihre Bedürfnisse genauer kennen und können weitere Abläufe Schritt für Schritt digitalisiert werden.
Mit zunehmender Unternehmensgröße werden Abläufe komplexer. Mehr Projekte, mehr Kunden und mehr interne Abstimmungen erhöhen den Koordinationsaufwand. Workflow-Management schafft hier eine klare Struktur. Aufgaben werden automatisch verteilt, Verantwortlichkeiten eindeutig definiert und Entscheidungen dokumentiert.
Gerade in Kombination mit einem flexiblen ERP-System lassen sich Workflows an individuelle Geschäftsprozesse anpassen. Unternehmen können so ihre operativen Abläufe digitalisieren, ohne bestehende Strukturen vollständig neu aufbauen zu müssen. Für Unternehmen entsteht so eine transparente, skalierbare Grundlage für digitale Geschäftsprozesse.
Mittelständische Unternehmen benötigen ERP-Systeme, die mit ihrem Wachstum Schritt halten. Nuclos passt sich Ihren individuellen Prozessen an und unterstützt Sie flexibel, effizient und zukunftssicher.
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