Wir arbeiten da so. Zu jeder Rechnung gibt es in unserer Anwendung ein Feld mit der Bezeichnung „Bemerkung“. Dieses Bemerkungsfeld wird immer nach dem gleichen Schema aufgebaut.
Z. B. die Rechnungen der Reinigungsfirmen beginnen immer mit dem Text „Reinigung Bürofläche“ dann kommt der betreffende Zeitraum, auch wieder standardisiert (04/10) und dann der betreffende Standort.
Das stimmt, Tippfehler dürfen nicht drin sein. Außer man macht immer die gleichen.
Um diese Fehler zu vermeiden arbeiten wir mit dem Klonen von wiederkehrenden Rechnungen und ändern dann in dem Feld „Bemerkung“ nur noch den betreffenden Zeitraum.
Zu dem Thema noch folgendes: sinnvoll ist es, sich eine möglichst einfache und logische Bemerkung auszudenken, sonst tut man sich beim Suchen schwer. Ein einheitliches Merkmal kann man natürlich auch in anderen Feldern eingeben, z. B bei Ausgangsrechnungen immer den gleichen Anfang bei der Rechnungsnummer. Viel Erfolg!
Ja, und die Bemerkungen nach denen dann gesucht wird sollten auch immer nach dem gleichen Schema aufgebaut werden, damit man sie logisch herleiten kann. Auch wenn man sie nicht kennt.
Anstatt solch wichtige Informationen in einer Bemerkung zu „verstecken“ würde ich vorschlagen neue Felder dafür anzulegen. Zum Beispiel einen Themenbereich, der auf eine eigens dafür bestimmte Stammdatenentität verweist. Und zusätzlich noch einen Leistungszeitraum mit „von“ und „bis“ als Datum jeweils.
Dann könnte man Suchen viel besser absetzten und die Fehlerquelle das man etwas falsch schreibt wäre auch eliminiert da die Themenbereich zentral definiert würden.
Allerdings möchte ich die Erfassung von Belegen nicht unnötig aufwändig gestalten.
Mich würde interessieren was aus Deiner Sicht daran aufwändiger wäre?
Angenommen Du hättest diese 3 neuen Felder, und klonst einen existierenden Datensatz, so würden doch auch die neuen Felder mit übernommen.
Wäre das dann nicht weiterhin der gleiche Aufwand?
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