Erstsetup und Konfiguration
Mit der idividuellen Einrichtung ihrer Nuclos Cloud legen Sie die Basis für Ihre Arbeit und vereinfachen zukünftige Aufgaben. In diesem Leitfaden finden Sie Antworten auf typische Fragen zur Stammdatenpflege, Benutzer- und Mitarbeiterverwaltung sowie Formularkonfiguration.
Die Daten Ihrer Organisation finden Sie im Menü: Stammdaten → Organisation.
Die Informationen sind von uns bereits vorausgefüllt, Änderungen und Ergänzungen direkt in diesem Bereich vornehmen.
Die Daten werden u. a. für die Erstellung von PDF-Formularen verwendet (z. B. Angebote oder Rechnungen).
Ihr Firmenlogo hinterlegen Sie im Menü: Stammdaten → Organisation.
Das Logo erscheint danach automatisch im Kopfbereich erzeugter PDF-Formulare.
Benutzer*innen sind Personen, die sich aktiv in der Nuclos Cloud anmelden können. Sie benötigen einen Benutzernamen und ein Passwort. Außerdem werden ihnen Rollen zugewiesen, die die Sichtbarkeit und Berechtigungen steuern.
Mitarbeiter*innen können unabhängig von Benutzern angelegt werden. In den meisten Fällen wird einem Mitarbeiter genau ein Benutzer zugeordnet, damit er im System bearbeitend tätig sein kann.
Klicken Sie in der Menüleiste rechts oben auf das Zahnradsymbol → Benutzer. Dort können Sie neue Benutzer anlegen und entsprechende Rollen zuweisen.
Mitarbeiter legen Sie im Menü Personal → Mitarbeiter an. Auch hier können Sie Rollen vergeben. Diese Rollen beziehen sich auf die Anwendungslogik (z. B. Bearbeitung von Aufträgen).
Sie haben zwei Möglichkeiten
1. Automatisch aus einem Auftrag:
Öffnen Sie einen bestehenden Auftrag und wählen Sie in der Werkzeugleiste: Generator → Rechnung erstellen.
2. Manuell:
Gehen Sie ins Menü: Auftragswesen → Ausgangsrechnung und legen Sie dort eine neue Rechnung an.
Öffnen Sie die gewünschte Rechnung. In der Werkzeugleiste finden Sie ein Druckersymbol. Darüber erzeugen Sie ein PDF-Formular, das Sie anschließend mit jedem PDF-Programm ausdrucken können.
Prüfen Sie bitte, ob betreffende Mitarbeiter*innen die Rolle Auftragswesen besitzen und den Status Aktiv haben.
Im Menü System stehen Ihnen zwei Bereiche zur Verfügung:
Formular-Felder: Zum Anpassen einzelner Begriffe oder Inhalte.
Formular-Formatierung: Zur Anpassung regionaler Formate (z. B. Datums- oder Zahlenformate).
Textbausteine sind Freitexte, die in PDF-Formulare eingefügt werden können (z. B. Hinweise oder Bedingungen). Sie legen diese im Menü System → Formular-Bausteine an. Die Textbausteine können später in Dokumente übernommen werden.
Um sie beispielsweise automatisch in Angebote einzufügen gehen Sie ins Menü: System → Formular-Konfiguration. Dort können Sie festlegen, welche Textbausteine automatisch in bestimmte Formulare (z. B. Angebote) übernommen werden sollen.
Für weiterführende Informationen empfehlen wir Ihnen unser Wiki oder die Buchung einer persönlichen Schulung. Der Kontakt zum Nuclos-Cloud Team ist ebenfalls jederzeit per E-Mail möglich unter cloud@nuclos.de.
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